Рекомендації керівникам навчальних закладів щодо ведення протоколів засідань педагогічної ради

Розмір шрифту:

Рекомендації керівникам навчальних закладів

щодо ведення протоколів засідань педагогічної ради

(складені на підставі Інструкції з діловодства у апараті Могилів – Подільської міської ради та її виконавчих органів, затвердженій рішенням 17 сесії міської ради 6 скликання від 16.02.2012 р. №418, Інструкції з діловодства в управлінні освіти Могилів – Подільскої міської ради)

1. Загальні вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

Поля

Документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

Шрифти

Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

Нумерація сторінок

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Міжрядкові інтервали

Текст документів на папері формату А4 рекомендовано друкувати через 1—1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа, які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5—3 міжрядкових інтервали.

Довжина рядка

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля.

Відступи, абзаци

Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра — для абзаців у тексті.

Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів

“Дата документа”,

“Заголовок до тексту документа”,

“Текст” (без абзаців),

слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

Реквізити

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме:

найменування установи (закладу) — автора документа,

назву виду документа (крім листів),

дату,

реєстраційний індекс документа,

заголовок до тексту,

текст,

підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

Розміщення реквізитів

Протокол виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів.

Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж, зони розташування реквізитів) способом.

Найменування установи

Найменування установи (закладу) зазначається повністю відповідно до повної назви закладу, записаної у положенні чи статуті.

Наприклад: Управління освіти Могилів – Подільської міської ради.

Середня загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів №5 м. Могилева – Подільського.

Назва виду документа

Назва виду документа (наказ, протокол, рішення тощо) зазначається на загальному бланку друкованим способом

Назва виду документа друкується великими літерами.

Дата документа

Датою документа є

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік.

Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом.

У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

Наприклад: 02.03.2011

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру,

Наприклад: 02 квітня 2011 року.

Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.",

Наприклад: 03 червня 2011 р.

Місце складення або видання

Відомості про місце складення або видання зазначаються оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України.

Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування - установи, цей реквізит не зазначається.

Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Текст документа

Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Він, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині — висновки, пропозиції, рішення. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Наприклад:

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти — арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки — з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої — якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку — слова “Продовження додатка”.

Відмітки про наявність додатків

Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 34 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається).”

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка.

Наприклад: Додаток 5 до Інструкції…

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер.

Наприклад:Додаток до наказу управління освіти 20.04.2009 № 295

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад:

Додаток 1, Додаток 2 тощо.

Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про … на 5 арк. в 1 прим.

2. Заходи на … рік на 3 арк. в 1 прим.

2. Складення деяких видів документів

2.1. Протоколи

У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

Протоколи оформляються на аркуші паперу формату А4 з поздовжнім розташуванням реквізитів.

Заголовок до тексту протоколу повинен включати назву виду документа, відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (колегія, педагогічна рада, комісія, рада, робоча група тощо).

Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу.

У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (колегія, педагогічна рада, комісія, рада, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім — запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний — перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу апарату міської ради та виконкому (відповідно печаткою структурного підрозділу) і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

ЗРАЗОК

ПРОТОКОЛ №1

засідання педагогічної ради

Середньої загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів №5 м. Могилева – Подільського

05.01.2013

Голова педагогічно ради (або головуючий за відсутності голови): Довговецька Т.

Секретар: Спориш Г.

Присутні: 53 постійних членів педради (додаток 1), Іванова І., голова батьківського комітету

Відсутні: Арбузова К., Гречкіна П.

Порядок денний:

1. Про вибори секретаря педагогічної ради. Доповідач: Довговецька Т.І., директор школи

2. Про підсумки діяльності педагогічного колективу у 2012 р. та завдання на новий навчальний рік. Доповідач: Довговецька Т.І., директор школи

3. Про виконання рішення педагогічної ради від 17.11.2012 року, протокол № 3/2, «Про стан викладання предметів художньо-естетичного циклу в початкових класах». Доповідач Алєксєєва Н., заступник директора з навчально-виховної роботи в початкових класах.

4. Про виконання рішення колегії управління освіти Могилів – Подільської міської ради від 30.11.2012 року «Про …». Доповідач …

1. СЛУХАЛИ:

Довговецьку Т.І. про вибори секретаря педагогічної ради, яка запропонувала обрати секретарем педагогічної ради Спориш Г.В.

ВИРІШИЛИ:

Обрати секретарем педагогічної ради Спориш Г.В.

2. СЛУХАЛИ:

Довговецьку Т.І. про підсумки діяльності педагогічного колективу у 2012 р. та завдання на новий навчальний рік, яка зазначила, що…

ВИСТУПИЛИ:

Ткач В.І., заступник директора з навчально-виховної роботи про організацію позакласної роботи …

Капацин О.Ф., учитель хімії. Вона звернула увагу…

ВИРІШИЛИ:

1. Визнати діяльність педагогічного колективу у … задовільною.

2. Директору школи:

2.1. Винести на розгляд батьківського комітету питання про…

До 10.02.2013

2.2. Придбати комп’ютери для кабінетів біології, фізики.

Травень 2013

3. Заступнику директора з виховної роботи:

3.1. Провести загальношкільні батьківські збори на тему «Про відповідальність батьків за виховання у дітей…

15.02.2013

3.2. Провести методичне об’єднання класних керівників на тему «Про головні напрямки діяльності класних керівників щодо…

10.02.2013

4. Практичному психологу:

4.1. Провести діагностування рівня ….

Протягом січня 2013

4.2. Розробити методичні рекомендації батькам щодо…

До 01.03.2013

5. Виконання рішення педагогічної ради розглянути на засіданні педагогічної ради

25.05.2013

6. Контроль за виконанням рішення педагогічної ради покласти на

3. СЛУХАЛИ:

…

ВИСТУПИЛИ:

…

ВИРІШИЛИ:

…

Голова педагогічно ради Т. Довговецька

Секретар Г. Спориш